Das benötigen Praxen, um die Funktionen der ePA im PVS nutzen zu können:

• Anschluss an die TI
• Konnektor-Update „ePA-Konnektor“ (Update-Stufe PTV4+ oder höher)
• PVS Fachmodul für die ePA (Ab Januar 2025 soll die neue Softwareversion 3.0 für die „ePA für alle“ zunächst für die Modellpraxen bereitstehen. Erst nach der erfolgreichen Testphase und dem bundesweiten Rollout können alle Praxen die Software nutzen.)
• elektronischer Heilberufsausweis der 2. Generation (eHBA G2)
  (Informationen zur Bestellung und zu den Funktionen des eHBA finden Sie bei der KBV)

Weitere Informationen zu den technischen Anforderungen finden Sie in den FAQ der KBV.

Kein automatisches Hochladen

• Im Regelfall erfolgt das Hochladen nach Bestätigung durch die Praxis
• Die Standardauswahl für Bestätigung (z.B. bei der eAU) sollte im PVS konfigurierbar sein

Gleichzeitig mehrere Dokumente

• Das gleichzeitige Einstellen von einem oder mehreren Dokumenten soll durch die PVS ermöglicht werden

Dokumente mit „nicht in ePA einstellen“ kennzeichnen 

• Der Patient/die Patientin hat dem Einstellen dieses Dokumentes in die ePA widersprochen
• Das PVS soll es ermöglichen, Dokumente aus der Behandlungsdokumentation mit einem Kennzeichen zu versehen, wenn diese nicht in die ePA eingestellt werden sollen

Unterstützung bei Protokollierung

• Das PVS soll Ärzt:innen unterstützen, Widersprüche und Einwilligungen bei der Dokumentenbereitstellung in der Behandlungsdokumentation zu protokollieren

Seit 1. Juli 2023 erhalten Praxen eine monatliche Pauschale für die TI-Ausstattung. Die Höhe der Pauschale ist abhängig von der Praxisgröße, dem Ausstattungsgrad, dem Zeitpunkt der Erstausstauung und dem Zeitpunkt des Konnektortauschs. Durch die TI-Pauschale sollen alle Kosten abgedeckt sein, die Praxen durch die TI entstehen. 

Mehr zur TI-Pauschale und der Nachweispflicht gegenüber der KV Berlin lesen Sie hier.

Bitte beachten Sie: Laut BMG drohen vorerst keine Sanktionen für Praxen, die nicht die aktuelle Softwareversion der ePA vorhalten können. Erst mit der Bereitstellung der Version 3.0 (geplant für Januar 2025) müssen Praxen diese nachweisen, damit die TI-Pauschale nicht gekürzt wird. 

Vergütung EBM

Für das Erfassen, Verarbeiten und Speichern von Daten auf der ePA können folgende GOP abgerechnet werden:

*Arztfall bedeutet die Behandlung desselben Versicherten durch denselben Arzt in einem Quartal zulasten derselben Krankenkasse unabhängig von Betriebs- oder Nebenbetriebsstätte.

Diese Daten müssen Praxen einpflegen:

• Daten zur Unterstützung des Medikationsprozesses:  
• Daten zu Laborbefunden
• Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
• Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen
• elektronische Arztbriefe
• Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen (Bitte beachten Sie: Die Speicherung ist nur nach ausdrücklicher schriftlicher oder elektronischer Einwilligung des Patienten zulässig.)

Diese Daten müssen Praxen auf Patientenwunsch einpflegen:

• Befunddaten, Diagnosen, durchgeführte und geplante Therapiemaßnahmen, Früherkennungsuntersuchungen, Behandlungsberichte und sonstige untersuchungs- und behandlungsbezogenen medizinischen Informationen
• elektronische Patientenkurzakte
• Daten zur pflegerischen Versorgung 
• AU-Bescheinigungen
• Daten aus Disease-Management-Programmen (DMP)
• Daten zu Heilbehandlungen und Reha-Maßnahmen
• Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
• elektronische Abschriften der vom Arzt oder Psychotherapeuten geführten Patientenakte

Voraussetzungen für die Befüllungspflicht durch Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen:

• Der Arzt/die Ärztin bzw. der Psychotherapeut/die Psychotherapeutin hat die Daten selbst erhoben
• Die Daten stammen aus der aktuellen Behandlung
• Die Daten stehen in elektronischer Form bereit
• Es liegt kein Widerspruch des Patienten/der Patientin vor – weder gegen die ePA insgesamt, noch gegen das Einstellen des betreffenden Dokuments

Um in der ePA Mediaktions-, Befund- oder Labordaten nutzen zu können, müssen diese strukturiert aufbereitet werden. Dafür werden diese Dokumente als sogenanntes Medizinisches Informationsobjekt – kurz MIO – aufbereitet. MIOs sorgen dafür, dass medizinische Patientendaten standardisiert und einheitlich in der ePA abgelegt werden. 

MIOs werden von der mio42 GmbH gemeinsam mit der KBV erstellt. Mehr Informationen finden Sie auf der MIO-Kommentierungsplattform. Dort können Sie sich zum Beispiel über bereits festgelegte und noch entstehende MIOs informieren. 

Widerspruch gegen die Bereitstellung der ePA
Versicherte haben grundsätzlich die Möglichkeit, der Einrichtung und Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse zu widersprechen. Erstmalig ist dies vor der initialen Einrichtung der ePA möglich. Die Krankenkassen sind per Gesetz verpflichtet, ihre Versicherten vorab ausführlich über die ePA zu informieren. Die Versicherten haben dann sechs Wochen Zeit zu widersprechen, falls sie keine Akte wünschen. Aber auch später ist jederzeit ein Widerspruch möglich. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen.

Widerspruch gegen Praxis-Zugriff auf die ePA
Versicherte können per ePA-App Praxen den Zugriff auf die ePA entziehen oder sie vom Zugriff auf die ePA dauerhaft ausschließen. Die entsprechende Praxis hat dann keinen Zugriff auf die ePA.  

Widerspruch gegen bestimmte Anwendungsfälle
Versicherte haben die Möglichkeit, nur einzelnen Anwendungsfällen zu widersprechen. Als Anwendungsfälle werden die Daten und Dokumente bezeichnet, die Ärzt:innen laut Gesetz in der Regel als MIO in die ePA einstellen müssen. Zum Start der ePA sind dies zunächst Daten zur Unterstützung des Medikationsprozesses.

Widerspruch per ePA-App oder Ombudsstelle
Versicherte müssen für den Widerspruch gegen einzelne Anwendungsfälle die ePA-App oder eine Ombudsstelle der Krankenkasse nutzen. Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen sind in diesen Widerspruchsprozess nicht involviert. Eine Ausnahme besteht für das Einstellen von besonders sensiblen Daten.

Die KBV stellt auf ihrer Website eine umfangreiche Sammlung mit Fragen und Antworten zu rechtlichen Fragestellungen zur Verfügung. Dort finden Sie beispielsweise Informationen zu Konsequenzen, wenn Praxen die ePA nicht nutzen oder was mit den Daten in der ePA nach einer Praxisabgabe geschieht. 

Bezüglich der Verarbeitung von Gesundheitsdaten gilt der Grundsatz des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt, Art. 9 Abs. 1 DSGVO.

Datenschutzrechtliche Grundlage: Art. 9 Abs. 2h DSGVO:
„…die Verarbeitung ist für Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin, für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten, für die medizinische Diagnostik, die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich oder für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheits- oder Sozialbereich auf der Grundlage des Unionsrechts oder des Rechts eines Mitgliedstaats oder aufgrund eines Vertrags mit einem Angehörigen eines Gesundheitsberufs und vorbehaltlich der in Absatz 3 genannten Bedingungen und Garantien erforderlich…“

Die ePA muss höchsten Datenschutzstandards entsprechen. Die Krankenkassen sind Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechtes.